В 2022 году вышла новая версия 1С:Документооборот 3.0. Фирма 1С постаралась учесть все пожелания и замечания пользователей. В результате интерфейс практически не изменился, а вот многие процессы поменялись кардинально. Давайте рассмотрим, получилось ли сделать функциональный продукт, какие ошибки удалось устранить и стоит ли переходить на новую версию.

Что мы ждали и что получили в итоге? Ключевые нововведения

Единый справочник “Документы”

Визуально практически ничего не изменилось, поэтому привыкать к совершенно новому интерфейсу не придется. Но первое, что можно заметить — на панели разделов поменялся вид. Основная особенность Документооборота 3.0 — теперь нет группировок по отдельным типам документов: входящие, исходящие и внутренние. Все документы в системе находятся в едином справочнике “Документы”. 

Справочник “Документы” настраивается в НСИ. Список теперь едины, а вид документа можно настроить простановкой соответствующих галочек: входящая и исходящая корреспонденция, договор, заявка на оплату и т.д. Здесь следует сказать, что по умолчанию, если не проставлена ни одна из галочек “входящая/исходящая”, то документ считается внутренним.




Соответственно первый плюс Документооборота 3.0 это простота использования справочника, так как теперь нет необходимости переходить между тремя справочниками для поиска документов.

Временные номера для документов

В справочнике “Документы” наконец-то появилась возможность задавать временные номера для документов, с которыми работа может быть прервана. А для регистрационных номеров появилась возможность использовать пропущенные номера. 

Согласно законодательству нумерация должна быть сплошная и без пропусков. Но бывают ситуации, когда документ, например, зарегистрирован ошибочно или в документ внесли изменения и смысл поменялся. В таком случае можно заполнить “пропущенный” номер новым документом. Программа сама автоматически предложит заполнить пропуск, решение остается за пользователем.

Работа с Файлами 

Еще часто бывает ситуация, когда к документу необходимо прикрепить не только основной файл, но и дополнительные файлы. Такую возможность реализовали в 1С:Документооборот 3.0. 

При создании карточки договора файл самого договора обязателен. Это дает возможность исключить ситуации создания и запуска в работу пустых карточек без файлов или добавления новых файлов вместо обновления версии существующего файла.

Обработка документов

И еще одно из важнейших нововведений в Документооборот 3.0 — это новый механизм обработки документов. Теперь в программе обработка документа состоит из последовательности действий, выполняемых по правилам обработки. А вся информация о действии над документом собрана в одном месте (на закладке Обработка в карточке документа): кто, что и когда сделал, куда был направлен документ, какие сроки и т.д.

Таким образом, следующее преимущество Документооборота 3.0 в том, что по сравнению с версией 2.0 здесь обработка документов нагляднее и проще, а настройка более гибкая.

Режим замечаний и комментариев

В Документообороте 3.0 наконец-то появилась функция, которую многие ждали. Теперь можно оставлять замечания и комментарии к шаблону документа. Причем делать это могут сразу несколько пользователей. А инициатор отработав все замечания, может сформировать из них протокол разногласий.

Замечание от комментария отличается тем, что замечание обязательно нужно устранить, а комментарий выступает в роли рекомендации, текст документа при этом остается неизменным. 

Пока функционал работает только для форматов doc и docx, но возможно список форматов в будущем будет расширен. 

Один из плюсов данного функционала в том, что программа 1С хранит все изменения. По этим изменениям в дальнейшем можно сформировать протокол замечаний.

Сотрудники и подразделения

В новой версии Документооборота для сотрудников, совмещающих в своих обязанностях несколько должностей, стало возможным создавать несколько записей в справочнике «Сотрудники и подразделения», при этом параметры аутентификации привязаны к пользователю. Таким образом сотрудник, работая в программе под одним пользователем, может выполнять задачи, как разные должностные лица из двух и более структурных подразделений.

Возможность делегирования в версии 3.0 приобретает несколько иной смысл. В понятие делегирование теперь включаются Замещающие и Помощники в разрезах видов документов и видов действий, выполняемых с ними. 

Так, например, когда руководитель уходит в отпуск, он может назначит себе несколько Замещающих на время его отсутствия, каждый из которых будет отвечать за свою зону ответственности. Следует отметить, что Замещающий может быть назначен только при наличии полномочия у сотрудника.

Общие настройки пользователей 

Как и в предыдущей версии документооборота, для всех видов документов, есть настройки доступности. Но в ДО 3.0 появилась возможность управлять ими более гибко. Таблицу можно отсортировать по виду действия, видам документа, договорам и т.д. Теперь, например, если у документа несколько этапов в согласовании, то можно в настройках конечного этапа экспертизы документа запретить сотрудникам редактировать файл или какие-то ключевые поля в карточке документа.

Рабочие группы 

Теперь в 1С:Документооборот появилась возможность при заведении сотрудника включать его в рабочую группу автоматически (вновь принятый сотрудник появляется в этом списке). При приеме на работу сотрудника любой должности указываются подразделения, должность, положение в иерархии компании, и вся эта информация появляется в Рабочей группе автоматически по прописанному алгоритму при нажатии кнопки “Заполнить”.

Это открывает большие возможности для управления документами, например, при существовании в компании организационной структуры с двойным подчинением по административному и функциональному принципу.

На самом деле изменений в 1С:Документооборот 3.0 больше, мы рассмотрели самые основные. 

Конечно были исправлены ошибки прошлой версии:

• Не приходили напоминания для мероприятий на платформе 8.3.21.

• Колонка "Способ" в режиме нескольких получателей была недоступна.

• Для зарегистрированного документа заполнение поля «Отправлен» не было доступно в режиме нескольких получателей.

• В тексте уведомления "Сводка задач" отображались просто ссылки, а не задачи, если не указан адрес публикации на веб-сервере.

• При автопоборе в реквизиты документа некорректно отображались сотрудники, связанные с недоступными физическими лицами.

• Условия видимости доп. реквизитов не применялись в обзоре документов и проектов

• И другие.

Как перейти на новую версию 1С:Документооборот 3.0? 

Итак, вы решили, что перейти на 1С:Документооборот 3.0 все-таки стоит. Как же это сделать?

Миграция данных из 1С:Документооборота 2.1 в 3.0 осуществляется с помощью простого обмена. Считается, что этот обмен самый плавный и легкий. Но при переходе все же важно определить, какие данные и настройки будут сохранены при переходе, а какие будут изменены или удалены. И чтобы себя обезопасить и исключить ошибки при переходе на новую редакцию, мы рекомендуем поручить обновление вашей программы специалистам.

Тем, у кого 1С:Документооборот 2.1 была дописана, переход с помощью специалистов обязателен, т.к. изменения внесенные в вашу программу могут не сохраниться или некорректно повлиять на ход обновления.