Автоматизация холдинга "Золотая рыбка"

О холдинге “Золотая рыбка”

Холдинг "Золотая рыбка" появился в Челябинске в 1997 году. Изначально это было несколько ювелирных магазинов и ломбардов. Сейчас холдинг включает в себя:

• 18 ювелирных магазинов
• около 100 ломбардов 
• сеть магазинов спортивного питания ICAN-center
• магазины дизайнерской мебели KARE

Предпосылки проекта и предложенное решение

До обращения к нам компания работала на устаревшей программе 1С 7.7. Но так как в ней накопилось много данных, она уже “не тянула”. Из-за чего происходили сбои, приводящие к потере данных. 

Кроме того, бизнес рос, стартовали новые проекты, которые планировалось вести в новой программе. Программа 7.7 же была заточена только под ювелирную деятельность. И не тянула интеграцию с интернетом, что было необходимо для нового бизнеса (так как открывались онлайн-магазины).

Изучив бизнес-процессы компании и текущие потребности, мы предложили переход на флагманское для того времени решение — 1С:Управление производственным предприятием. И в 2013 году был запущен масштабный проект по автоматизации всего холдинга и объединению его подразделений в единую систему, написанную на базе 1С:Управление производственным предприятием.

Начало проекта

На момент запуска проекта холдинг насчитывал сеть из 15 торговых точек, а в планах было развивать деятельность и в других направлениях. Задача стояла непростая, так как проект крупный и необходимо было автоматизировать не только существующий уже налаженный бизнес, но и помочь с автоматизацией новых бизнесов. Поэтому в первую очередь было проведено предпроектное обследование. 

Очень важно наличие этапа проектирования – это позволяет оценить сроки и объемы работ. В результате обследования специалистами нашей компании были изучены текущие бизнес-процессы. 

• Масштабная задача по созданию нового интерфейса программы для пользователей. В системе все механизмы видели только руководители компании, пользователи же должны видеть программу в виде бизнес-процессов. Это должно было максимально упростить задачу пользователям, так как в программе прописан каждый следующий шаг
  

• Полный перенос всех данных в новую базу

• Автоматизация новых точек. Холдинг постоянно рос, открывались новые бизнесы

• Объединение всего холдинга в единую систему

• Автоматизация управленческого и бухгалтерского учета

Автоматизация ломбардов Золотая рыбка

Какие-то моменты в системе ломбардов пересекаются с системой магазинов Золотая рыбка. Но по сути это отдельная подсистема, так как в ломбардах есть отдельный большой блок скупки и залогов. Здесь было сделано:

• Написана отдельная база для ломбардов, которая интегрирована с УПП. Данные из базы передаются в единую систему
• Разработан конструктор видов займов. Это гибкая система, которая позволяет руководству полностью регулировать займы в зависимости от различных параметров: даты, процентов, скидок, категорий и т.д. Благодаря чему свели человеческий фактор (ошибки и обман) на нет, так как приемщик не может сам регулировать вид займа
• Реализовали справочник пробы

Автоматизация сети магазинов дизайнерской мебели KARE

После этого Челябинский ювелирный холдинг Золотая рыбка, решил развивать бренд KARE на территории России и приобрел франшизу на открытие магазинов в Челябинске.

Первый магазин KARE открылся в Мюнхене в 1981 году и сразу завоевал популярность среди жителей города. Сегодня KARE является глобальной сетью магазинов модной мебели премиального сегмента. 

В 2014 году состоялось открытие первого в Челябинске магазина сети дизайнерской мебели KARE. Менее чем через год был успешно запущен второй магазин, который является самым большим шоу-румом в Челябинске. Автоматизацию новых торговых точек доверили нашей компании.

• Систему автоматизировали на базе программы 1С:Управление производственным предприятием, которая уже стала единой системой всего холдинга
• Наладили бизнес-процессы, позволяющие управлять магазинами сети и складом. В системе каждый сотрудник может выполнять определенное количество действий в соответствии со своим функционалом
• Для менеджера по продажам был создан специальный, интуитивно понятный интерфейс. Благодаря этой разработке менеджер смог тратить в 2 раза меньше времени на выполнение операций в программе (например, оформление заказа)
• Был разработан специальный интерфейс для дизайнеров, работающих с покупателем. Интерфейс упрощает процесс оформления заказа

Автоматизация магазинов ICAN

ICAN-center – это федеральный интернет-магазин и розничные магазины функционального питания с центральным офисом в Челябинске. Магазины ICAN принадлежат крупному Челябинскому холдингу "Золотая рыбка". Компания имеет пункты выдачи заказов в Санкт-Петербурге и Москве, а также 4 магазина в Челябинске.

Когда запускаешь новый крупный проект, в первую очередь стоит подумать, как будут отлажены бизнес-процессы в новой компании. И когда руководство холдинга “Золотая рыбка” приняло решение о создании проекта ICAN, они уже знали к кому обращаться за помощью. Так автоматизация новых магазинов была доверена нашей компании.

Какие задачи стояли?

• Во-первых, это должна быть удобная front-офисная система в точках продаж, которая включала бы в себя широкие возможности по организации маркетинга. 
• Во-вторых, и, наверное, это самое важное: новый проект ICAN должен работать в единой системе со всеми подразделениями и головным офисом холдинга "Золотая рыбка"
• И, наконец, в-третьих, планировался проект крупного федерального интернет-магазина, который нужно было связать с основной учетной системой 

После постановки задач, наши специалисты приступили к работе над проектом. В первую очередь решили, как будет организована система. Новые магазины и пункты выдачи должны работать в терминальном режиме основной учетной системы холдинга - 1С:Управление производственным предприятием. У магазинов должен быть написан удобный розничный интерфейс. Плюс 1С:УПП необходимо было доработать для интеграции с веб-сайтом. 

Результаты проекта:

• Организована работа магазинов ICAN в терминальном режиме 1С:УПП. Для кассиров разработали удобный интерфейс, в разы облегчающий работу
• Разработан  маркетинговый комплекс, объединяющий все компании холдинга.  Все подразделения получили единую бонусную систему, которая работала без использования бонусных карт. Идентификация пользователя в этой системе проводится по номеру телефона с помощью SMS-сообщений. Систему было решено организовать именно таким образом из-за ее использования в интернет-магазинах компании (чтобы онлайн покупатели тоже могли расплачиваться бонусами)
• Сделали удобную систему для закупок: благодаря ей специалисты по закупкам, не прибегая к дополнительным инструментам, могут рассчитать сколько товара потребуется магазинам на следующий период времени. При этом был разработан функционал переброски остатков между магазинами. Благодаря этим решениям, удалось сделать работу с товарными запасами более эффективной. 
• Для интеграции с интернет магазином мы сделали специальный обмен заказами и товарами с сайтом. Причем, при заказе товара на сайте идет дополнительный запрос сайта в 1С:УПП, для получения текущего остатка по товарной позиции. Ведь, если за время последнего обмена системы с сайтом товар успели раскупить, без этой замечательной функции, покупатель рискует заказать товар, которого нет в наличии. 

Автоматизация производства напитков LIT ENERGY

В начале 2023 года холдинг открыл еще одно направление — производство энергетических напитков LIT ENERGY. Наша компания автоматизировала блок управления документами. Важно было автоматизировать новый бизнес так, чтобы все работало как по-отдельности, так и вместе в единой системе. 

В сжатые сроки нами было сделано:

• Автоматизировали создание документов для отгрузки и приемки, а также документов поступления товаров и реализации товаров и услуг
• Автоматизировали cоздание документов передачи сырья в переработку 
• Создание в базе номенклатуры с различными параметрами
• Автоматизировали создание договора с клиентом по своим правилам через бизнес-процессы
• Автоматизировали отправку произвольных документов по ЭДО, сложность была в том, что в программе ЭДО не типовой
• Настроена отправка электронной почты сразу из программы 1С 
• Настроили ценообразование номенклатуры. В системе указаны несколько типов цен для каждого товара. Программа самостоятельно анализирует какой тип цен необходимо применить к каждому конкретному контрагенту, так как все это прописано в бизнес-процессах

Результаты проекта

В принципе самый главный результат — это возможность ведения всех бизнесов. Без системы ведение такого крупного холдинга было бы невозможно. Например, магазины KARE это франчайзи, а значит здесь есть свои требования ведения бизнеса и документооборота (прайс-листы, заказы). Создание системы с настроенными ролями и правами позволило максимально упростить работу персонала. А самое главное, прописанные бизнес-процессы максимально упрощают работу персонала. В программе все делается автоматически: прописано каждое следующее действие сотрудника.

Работы по совершенствованию учетной системы клиента постоянно ведутся. Оказывается информационно-технологическое сопровождение.

В заключение рассмотрим, каких результатов нам удалось достичь в рамках проекта:

1. Полный перенос данных ломбардов и сети “Золотая рыбка”, а также автоматизация открывшихся магазинов KARE, ICAN 
2. Создание единой системы всего холдинга
3. Создание нового интерфейса программы для пользователей. Механизмы программы видит только руководство, пользователи же видят программу, в виде бизнес-процессов. Прописаны бизнес-процессы для системы CRM, правовых документов, внутренних работ, аттестации сотрудников, инвентаризации и т.д.
4. Интеграция программы с интернет-магазинами
5. Автоматизация управленческого и бухгалтерского учета