Автоматизация торгового дома "Аксёнов"

О кондитерской фабрике "Аксёнов"

Торговый дом “Аксёнов” — ключевой дистрибьютор кондитерских и бакалейных изделий на территории Челябинской области и УрФО с 1997 года.

• В портфеле Торгового Дома более 200 контрактов

• Активная клиентская база — 4600 торговых точек

• Фабрики-партнеры: Славянка, Essen Production, Махеев, Конти, Объединённые кондитеры, Далматово, Скатерть-самобранка

• Штат из более 100 специалистов по продажам в разных каналах сбыта

Автоматизация склада

Наше сотрудничество с ТД Аксенов началось в 2012 году. Тогда компания обратилась к нам с запросом по автоматизации склада. Склад требовал полной автоматизации, так как на тот момент он только начинал свою работу.

Параметры проекта:

• Площадь складских помещений: около 7 тыс.кв.м

• Ассортимент: 5 тыс. товаров, каждый из которых со своим сроком годности

• Мобильных рабочих мест (ТСД): 40

Для дистрибьюторских компаний одним из ключевых подразделений является склад, от оперативности и точности работы которого зависит удовлетворенность работы с компанией. 

Главная сложность в работе складского хозяйства КД «Аксенов» заключалась в большом ассортименте товаров, более 5000 наименований, и в необходимости учитывать их по срокам годности. Кроме того, многие покупатели имеют собственные требования к срокам годности, которые необходимо учитывать при отгрузке товара.

Руководство компании понимало, что если продолжить работу «по-старому», склад может оказаться самым слабым звеном и тормозить работу всей компании. Поэтому было принято решение о внедрении современной системы 1С:WMS. Среди критериев выбора системы WMS были интегрируемость с платформой «1С» (поскольку учетная система на предприятии построена на платформе «1С:Предприятие 8»), функциональные возможности, стоимость владения. 

Процесс внедрения занял около 4 месяцев. В рамках проекта было проведено обследование складских бизнес-процессов, силами компании «Автоматизация бизнеса» произведена доработка системы, расширение ее функционала, обучение персонала и настройка интеграции с учетной системой. Следующим этапом внедрения стал запуск системы на приемку и размещение товара, а затем и запуск на работу в полном режиме.

В результате на складе компании была запущена в промышленную эксплуатацию система WMS, что позволило сделать работу склада более прозрачной и эффективной.Практически полностью работой сотрудников на складе управляет система, сообщая им о том, какие операции необходимо выполнить: каждый сотрудник снабжен специализированным мобильным устройством — терминалом сбора данных, с помощью которого получает задания и подтверждает факт их выполнения.

При внедрении WMS-системы предприятие ориентировалось на достижение следующих результатов:

• Повышение эффективности работы склада за счет увеличения скорости сборки заказов, повышения эффективности использования площадей;

• Значительное снижение пересорта и повышение точности сборки заказов;

• Снижение потерь за счет уменьшения просроченного товара;

• Повышение контроля за работой персонала и возможность внедрения мотивационных схем заработной платы;

• Возможность учета по срокам годности и контроль сроков годности товаров;

• Экономия на персонале: для выполнения рутинных операций не требуется высококвалифицированный персонал.

Отзыв руководителя предприятия В.В.Аксёнова

Полная автоматизация склада и технология штрихкодирования позволили осуществлять быстрый поиск товара в адресном пространстве нового склада, значительно увеличить скорость комплектации заказов и снизить количество ошибок при отборе. Благодарим компанию “Автоматизация бизнеса”, будем продолжать сотрудничество.

Автоматизация документооборота

В 2014 году руководство компании задумалось о автоматизации документооборота. Решение об автоматизации было принято ввиду большого количества документов от поставщиков и клиентов компании, которые следовало упорядочить и обеспечить их легкий поиск.

В ходе проекта были поставлены следующие задачи:

• Обеспечить централизованное безопасное хранение документов,

• Реализовать оперативный доступ к документам с учетом прав пользователей,

• Настроить регистрация входящих и исходящих документов,

• Сделать полнотекстовый поиск документов по их содержанию,

• Настроить коллективную работу пользователей с возможностью согласования, утверждения и контроля исполнения документов

Для достижения поставленных задач идеально подошла программа 1С:Документооборот. 

Благодаря реализации проекта удалось достичь поставленных целей: 

• Все документы (письма, протоколы, должностные инструкции, приказы и распоряжения руководства) представлены в единой информационной системе,

• Ускорилась работа по уведомлению ответственных лиц и исполнителей, за счет автоматизации рутинных операций ускорились процессы делопроизводства и согласования документов,

• Практически исключена возможность утери документа.

Также программа 1С:Документооборот была связана с уже внедренными программными продуктами 1С в кондитерском доме Аксенов. Это обеспечило удобство работы и оперативное обновление информации в программе. 

Автоматизация базы отдыха “Юность”

Тогда же, в 2014 году ТД Аксенов обратились к нам за помощью в автоматизации только открывшейся базы отдыха “Юность”.

База отдыха «Юность» находится возле г. Чебаркуль и включает в себя 7 дач и 2 корпуса с номерами для отдыхающих. На территории базы находится ресторан, где  питаются отдыхающие, а также проводятся свадьбы и банкеты.

Для автоматизации базы отдыха было выбрано 3 программы: Трактиръ: Back-Office, Трактиръ: Front-Office, 1С:Отель.

При внедрении программы 1С:Предприятие 8. Отель были выполнены следующие требования: 

• Настроена интерактивная графическая карта номерного фонда. Позволяет в визуальном режиме оценить загрузку номеров, переносить брони и оптимизировать загрузку

• Установлен сканер паспортов для ускорения процесса оформления гостей

• Контроль взаиморасчетов позволяет быстро вести взаиморасчеты с гостями

При внедрении программ для автоматизации ресторана было необходимо учесть следующие требования клиента:

• Наличие стандартизированных отчетов, необходимых для ресторанного бизнеса

• Предотвращение воровства сотрудниками организации

• Программы требуются для ведения бухгалтерского учета и для кассиров в ресторане

• Реализация обмена между программами

• Возможность экономического расчета банкетов.

В соответствии со спецификой деятельности клиента были предложены следующие версии «Трактиръ»:

• Трактиръ: Back-Office ПРОФ, редакция 2.0 -  предназначен для автоматизации ведения бухгалтерского и налогового учета на предприятиях общественного питания.  Унифицированные формы отчетов и документов значительно облегчают ведение бухгалтерии в кафе и ресторане.

• Трактиръ: Front-Office  v3 БИЗНЕС – для автоматизации работы кассиров. Программа позволяет ускорить процесс обслуживания клиентов и способствует предотвращению воровства кассирами.Нашими сотрудниками были установлены и настроены программы Трактиръ, а также установлено современное кассовое оборудование на основе POS-терминалов Posiflex.

После автоматизации отеля и ресторана, посетители смогли отметить высокую скорость обслуживания, а управляющий персонал смог более точно планировать и оптимизировать дальнейшую деятельность.

Внедрение приложения “АБ:Мобильная торговля”

Кондитерский дом “Аксенов” обратился к нам еще раз уже в 2017 году с проблемой, связанной с быстродействием и стабильностью одного из популярных продуктов для мобильной торговли.

И так как программисты нашей компании ранее разработали самостоятельное решение для данных целей “АБ:Мобильная торговля”, мы предложили его клиенту. Мы ручались за бесперебойную работу и могли доработать продукт под требования заказчика в кратчайшие сроки и с минимумом затрат. В результате, наше решение было выбрано в качестве замены существующему продукту.

Были изучены особенности бизнес-процессов компании и доработаны необходимые функции в приложении. Переход на новый продукт занял 3 месяца, включая доработку, написание обменов и обучение всех сотрудников.

Автоматизация производственных процессов

В 2018 году перед нами встала задача создать единую современную систему для автоматизации производственных процессов в ТД Аксенов, где необходимо автоматизировать 100 рабочих мест.

Вместо устаревшего устаревшей программы 1С:УПП была выбрана программа 1С:ERP, так как она обладает широким функционалом. Также причиной выбора данной программы послужила легкость переноса данных из старой учетной системы в новый программный продукт.

Специалисты компании «Автоматизация бизнеса» выполнили следующие работы:

• Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения 

• Продажа и доставка выбранных программных продуктов 

• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе

• Доработка программы под требования заказчика

• Обучение сотрудников работе в программе

В ходе проекта были автоматизированы следующие подсистемы: 

• Ведение регламентированного учета компании

• Заказы поставщикам

• Сдача регламентированной отчетности

• Управление данными о продукте

• Управление запасами

• Управление продажами

• Управление затратами

• Управление отношениями с клиентами

Автоматизация управления автотранспортом

Одновременно с внедрением системы 1С:ERP в 2018 году руководство компании решило автоматизировать еще учёт транспортных средств. Ранее транспортные средства учитывались в 1С:Управление автотранспортом, но в ходе переговоров было решено купить модуль для 1С:ERP 1С:Управление автотранспортом, чтобы вести все операции в единой информационной системе.

Специалистами Автоматизация бизнеса были выполнены следующие работы:

• Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения;

• Продажа выбранных программных продуктов;

• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе;

• Доработка продукта под требования заказчика

В ходе внедрения были автоматизированы следующие подсистемы:

• Учет подвижного состава;

• Планирование расхода ГСМ;

• Учет путевых листов;

• Диспетчеризация грузоперевозок;

• Учет собственного транспорта

• Учет прихода ТМЦ

• Контроль выполнения рейсов.

Итоги сотрудничества

Для ТД Аксенов была создана единая информационная система на базе 1С:ERP, которая содержит в себе модуль для автоматизации автотранспорта (1С:УАТ) и интегрируется с программами 1С:WMS и 1С:Документооборот.

Но говорить о том, что проект завершен будет неправильно. Ведь до сих пор постоянно внедряются новые блоки и в систему вносятся изменения под требования клиента. Думаем, правильнее будет сказать, что основная часть позади, а сейчас идут постоянные улучшения текущей системы. Итак, что же удалось достичь нам в рамках проекта:

• Максимально сокращены затраты времени на выполнение рутинных операций

• Руководство получило доступ к финансовой и другой информации о работе компании в режиме реального времени

• Полностью автоматизирован большой склад (более 7 тыс.кв.м)

• На складе учтены сроки годности товаров, максимально исключена просрочка продукции

• Создана единая информационная система

• Сотрудники обучены работе в программах

Помимо этого клиент находится на информационно-технологическом сопровождении (1С:ИТС) в нашей компании. А также закупает у нас оборудование (ТСД, сканеры и т.д.).