О компании ООО “Автоэра”
Компания занимается проведением технических осмотров автомобилей (ТО) для проверки их соответствия заявленным характеристикам и требованиям безопасности.
В услуги компании входит:
-
Оформление свидетельства о безопасности конструкции транспортного средства (СБКТС);
-
Оформление электронного паспорта транспортного средства (ЭПТС).
Какая задача стояла перед нами?
Компания Автоэра обратилась к нам для разработки системы учета технической экспертизы ТС. Техническая экспертиза проводится по следующей схеме:
-
Процесс начинается с подачи заявки клиентом;
-
Затем менеджер компании согласовывает порядок расчетов и условия проведения испытаний;
-
После чего техническое средство поступает в лабораторию, где проходит все необходимые исследования;
-
На основании результатов испытаний менеджер компании формирует электронные документы: Электронный паспорт транспортного средства (ЭПТС) и Свидетельство о безопасности конструкции транспортного средства (СБКТС).
Все результаты фиксируются в документах, которые сохраняются только в электронном архиве — как в виде редактируемых файлов, так и в виде сканированных копий с подписями и печатями.
Что было предложено?
Для этой сферы бизнеса нет готовых программ или отраслевых решений 1С, которые могли бы полностью автоматизировать все процессы. Ранее мы уже сотрудничали с этим клиентом, поэтому, когда руководство начало планировать открывать новый бизнес и столкнулось с вопросом, какую программу выбрать для работы, они уже знали к кому обратиться за помощью.
Так, основной задачей было минимизировать количество ручной работы и разработать документ “Заявка на проведение испытаний и технической экспертизы (Код формы: РК-01-01-05-2024)”, "Рабочий журнал записей по испытаниям” и “Протокол испытаний технической экспертизы”, который автоматически создается на основе “Рабочего журнала записей по испытаниям”.
После анализа процессов компании наши специалисты предложили остановиться на программе 1С:Бухгалтерия. Она позволяет одновременно вести бухгалтерский учет и управлять процессами технических испытаний, благодаря чему в ней можно работать одновременно бухгалтерам, экспертам и менеджерам.
На основании Заказа, созданного по полученной Заявке на проведение испытаний и технической экспертизы можно создать Счет на оплату и далее Реализацию товаров и услуг, и в базе будет сохраняться связь между документами одной цепочки.
Преимущество такого решения в том, что программа регулярно обновляется фирмой 1С. Это означает, что программа всегда будет актуальной, с учетом изменений в законодательстве, а доработки не потеряются при обновлениях.
Автоматизированы следующие бизнес-процессы:
Прием и распределение заявок:
-
Разработаны справочники для моделей технических средств и шаблонов результатов измерений
-
Набор данных описывается следующим образом: заполняется Журнал испытаний, на его основании формируется Протокол. Журнал содержит в себе около 400 строк различных характеристик, которые описываются в специальном справочнике.
-
Для каждой характеристики заданы возможные значения, нормативы, условия сравнения с нормативами. Из этих характеристик создается Шаблон измерений — в нем выбраны характеристики, которые проверяются в ходе испытаний. Для них заданы значения по умолчанию и погрешность измерения.
-
Заявки могут быть поданы клиентом в электронном виде через форму на сайте или в виде Excel-файла. После подачи заявки информация автоматически загружается в систему 1С и распределяется между менеджерами.
-
Менеджер создает карточку заказа на основе полученной заявки, которая становится доступной сотрудникам лаборатории.
-
В программе доступно общее табло со статусом заявок. На нем видно, что сделано по заявке. Журнал, протокол, ЭПТС, статус оплаты. Тут же можно создать Журнал и/или Счета на основе Заявки, Протокол на основе Журнала, ЭПТС на основе Протокола.
Испытания в лаборатории:
-
Когда ТС поступает в лабораторию, эксперт открывает карточку заказа и начинает работу с объектом.
-
Эксперт заполняет журнал испытаний, внося параметры как вручную, так и автоматически с использованием данных из справочников.
-
На основании Шаблона испытаний формируется Журнал испытаний.
-
На основании Журнала создается Протокол
-
После завершения всех испытаний, журнал и протокол сохраняются в карточке заказа.
-
Документы распечатываются, подписываются экспертами, сканируются и загружаются в систему, формируя архив лаборатории.
Выдача СБКТС и ЭПТС:
-
Менеджер открывает форму в карточке заказа и переносит всю информацию на сайт.
-
Отдел контроля качества (ОТК) проверяет данные и подает заявку на создание СБКТС и ЭПТС.
-
Менеджер по продажам контролирует юридическую и финансовую часть процесса: выставляет счета и акты, а также загружает всю информацию в систему.
Нами было выполнено:
-
Разработан документ “Заявка на проведение испытаний и технической экспертизы (Код формы: РК-01-01-05-2024)”, "Рабочий журнал записей по испытаниям” и “Протокол испытаний технической экспертизы”, который автоматически создается на основе “Рабочего журнала записей по испытаниям”;
-
Разработан документ “Заказ” и статусы заказов;
-
Разработаны НСИ: Модели транспортных средств и Шаблоны с результатами испытаний;
-
Реализован контроль заполнения полей. В случае несоответствий пользователю предоставляются подсказки;
-
Настроены права и роли;
-
Все исходные файлы, оригиналы и сканированные копии документов исследования сохраняются в электронном архиве для дальнейшего использования и проверки;
-
Реализован процесс автоматизированной выдачи ЭПТС и СБКТС: разработаны механизмы получения данных о собственниках, проверка документов, созданы формы отчетности с необходимыми реквизитами для заполнения на сайте, внедрено автоматическое датирование протоколов, журналов и фотоматериалов, сделана печатная форма для вывода информации по заказу.
-
Выполнено обучение технических специалистов и руководителей.
Результаты проекта:
-
Ускорение оформления документов. Разработаны и внедрены важные документы: документ “Заявка на проведение испытаний и технической экспертизы (Код формы: РК-01-01-05-2024)”, "Рабочий журнал записей по испытаниям” и “Протокол испытаний технической экспертизы”, который автоматически создается на основе “Рабочего журнала записей по испытаниям”;
-
Снижение количества ручных операций. Ключевые данные автоматически заполняются в системе;
-
Работа в одной системе. 1С:Бухгалтерия была адаптирована для автоматизации не только бухгалтерского учета, но и процессов технических испытаний;
-
Бесперебойная работа. Благодаря регулярным обновлениям от 1С, программа всегда остается актуальной, изменения в законодательстве оперативно интегрируются в систему, а доработки не теряются при обновлениях;
-
Автоматизирован процесс подготовки и выдачи СБКТС и ЭПТС.
