Автоматизация документооборота в компании "Сигма"

Холдинговая компания "Сигма" - это крупнейший в Уральском округе и Республике Башкортостан агропромышленный комплекс. Основным видом деятельности холдинга является производство и продажа растительных масел и продуктов переработки на территории России, а также стран ближнего и дальнего зарубежья. Специфика деятельности компании выдвигает высокие требования к системе документооборота.
До этого года в компании документооборот велся в традиционном бумажном виде. Это усложняло работу компании в целом и понижало эффективность отдельно сотрудников холдинга. Требовалось создать надежную систему хранения документов, организовать эффективный документооборот.
Первоначальное обследование выявило ряд проблем: нежелание сотрудников компании оформлять документы в электронном виде, отсутствие четкой структуры документооборота. Для повышения эффективности работы с документами руководство приняло решение о переходе на современную систему документооборота.
Заказчиком были поставлены следующие задачи:

• Автоматизировать процесс прохождения служебных записок;
• Организовать систему привязки служебных записок к документам учетной системы;
• Сократить временные затраты на поиск необходимых документов;
•  Автоматизировать систему согласования заявок по этапам.

По результатам проведения мониторинга имеющихся на рынке СЭД, компанией «Сигма» был выбран программный продукт «1С:Документооборот». Основными критериями при выборе этой СЭД стали качество программного продукта, универсальность, наличие квалифицированных специалистов в г. Челябинск и то, что программа может быть легко настроена и адаптирован под требования предприятия. Партнером по проекту автоматизации "1С:Документооборот 8 КОРП" была выбрана команда внедрения "Автоматизации бизнеса". Одним из важнейших факторов выбора партнеров по внедрению стали: высокая квалификация специалистов компании «Автоматизация бизнеса», долговременные партнерские отношения по внедрению других систем на базе 1С. Совместная работа специалистов компании «Автоматизация бизнеса» и ООО «Сигма» позволила внедрить «1С:Документооборот» за три с половиной месяца. На сегодняшний день в системе работают 50 пользователей в 4-х подразделениях.

Основные результаты проекта:

• В 2 раза сократилось время на поиск необходимых документов в системе, этому способствовали полнотекстовый поиск и создание удобной структуры хранения документов. Все документы теперь регистрируются в единой информационной базе.
• В системе появилась возможность отслеживания внесенных изменений в конкретный документ. Можно посмотреть кто, когда и какие поправки внес.
• Добились полного исключения возможности потери документов.
• Система автоматизации согласования заявок привела к сокращению трудозатрат на 50%. Скорость движения документов внутри самой организации сократилась втрое.
• Значительно повысилась производительность труда сотрудников компании. Внедрение системы документооборота позволило регламентировать процесс договорной и претензионной работы.

В ООО "Сигма" система передана в промышленную эксплуатацию.