Выпуск второй редакции комплекта нормативных документов по организации делопроизводства и документооборота на базе "1С:Документооборот 8 КОРП"

"1С:Документооборот КОРП. Комплект нормативных документов. Методика построения делопроизводства" (далее – "Комплект документов") представляет собой готовую технологию для организации делопроизводства на базе программы "1С:Документооборот 8 КОРП".

Стоимость программы составляет 38 000 руб.

Комплект документов ориентирован на организации, деятельность которых частично или полностью отвечает следующим параметрам:

• высокая степень внешнего регулирования;
• разветвленная организационная структура;
• сложное взаимодействие подразделений;
• значительный объем документов, в том числе договорной документации;
• задача пройти сертификацию системы менеджмента качества СМК;
• численность персонала – от 60 человек.

Комплект документов ориентирован на действующее на сегодняшний день регулирование сферы документационного обеспечения управления, включая как общегосударственные нормативно-методические документы по организации делопроизводства, так и международный стандарт управления документацией
ГОСТ Р ИСО 15489-1 – 2007 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования".

Издание рассчитано на документоведов-организаторов документационного обеспечения управления, перед которыми стоит задача внедрения системы электронного документооборота, специалистов и консультантов в области нормативной методологии (регламентации бизнес-процессов, стандартизации документов), специалистов-управленцев, а также партнеров фирмы "1С", оказывающих услуги по внедрению "1С:Документооборот 8 КОРП".

НОВОЕ В РЕДАКЦИИ

В комплект документов второй редакции включен альбом унифицированных форм документов, содержащий 26 шаблонов и 8 бланков документов.

Нормативные документы, входившие в состав первой редакции, доработаны с целью частичного упрощения методики и упрощения восприятия текста. Подробнее освещены процессы, которые вызывают вопросы у пользователей.

Объем изменений составил 1/3 по сравнению в первой редакцией.

НАЗНАЧЕНИЕ ПРОДУКТА

Локальная нормативная регламентация делопроизводства является неотъемлемой частью организации работы с документами. Путем принятия ряда локальных нормативных актов закрепляются единые принципы организации документооборота и единые правила делопроизводства – стандарты подготовки и оформления документов.

Весь комплекс мер по организации делопроизводства, включая как нормативную регламентацию, так и внедрение электронного документооборота, определяется как политика в области управления документами. Такая политика должна быть всегда поддержана высшим руководством организации. Нормативные документы, регламентирующие работу с документами, должны быть обязательными для всех работников организации.

Требование принять политику управления документами содержит ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007, в котором говорится о том, что организация должна принимать, документально фиксировать, поддерживать и распространять принципы политики, процедуры и практику управления документами с тем, чтобы обеспечивать необходимые для работы доказательства, отчетность и иную информацию о своей деятельности.

Цель политики – создание и поддержка системы управления аутентичными, достоверными и пригодными для использования документами.

Комплект документов реализует требование ГОСТа Р ИСО 15489-1-2007 разработать и принять политику управления документами. Комплект представляет собой готовый пакет типовых документов по организации делопроизводства, который может быть внедрен в организации с минимальными доработками (не более 30 % с учетом отраслевой специфики компании). Все нормативные документы комплекта привязаны к программе "1С:Документооборот 8 КОРП".

Использование комплекта документов позволяет избежать наиболее характерной ошибки при внедрении электронного документооборота – автоматизации процессов, которые не прошли предварительную подготовку. В этом случае автоматизация делопроизводства не является эффективной.

ПРЕИМУЩЕСТВА ИСПОЛЬЗОВАНИЯ КОМПЛЕКТА ДОКУМЕНТОВ

Практика внедрения "1С:Документооборота 8 КОРП" показывает, что качественно проведенная подготовка к автоматизации существенно повышает эффективность внедрения: функциональные возможности программы используются в этом случае наиболее рационально.

Взаимоувязанное внедрение "1С:Документооборота 8 КОРП" и методики построения делопроизводства, заложенной в комплекте документов, сократит время на подготовку к автоматизации и положительно скажется на характеристиках качества процессов работы с документами и управлении предприятием в целом.

Методика построения делопроизводства опирается на системный подход к управлению документами, что дает ряд преимуществ для запуска в эксплуатацию и дальнейшего функционирования информационной системы, а именно:

• Позволяет в сжатые сроки организовать делопроизводство и документооборот без привлечения внешних консультантов.
• Не имеет выраженной отраслевой специфики и решает широкий круг задач, связанных с подготовкой и движением документов.
• Основана на функциональных возможностях "1С:Документооборота 8 КОРП" и позволяет перенести все процессы работы с документами, описанные в нормативных документах, в программу.
• Не требует специальной квалификации сотрудников организации, которые отвечают за работу с документами. Нормативные документы могут быть внедрены с минимальными доработками (требуется только подстановка названия организации и существующих подразделений, включение ключевых участников процессов создания и движения документов, а также удаление комментариев).
• Нормативные документы составлены таким образом, что при необходимости можно убирать или добавлять отдельные функциональные разделы.
• Отвечает потребностям современного бизнеса, т. к. содержит не только методику традиционного делопроизводства, но и формирует единую автоматизированную информационную среду организации.
• Поддерживает процессно-ориентированный подход к системе управления.
• Упорядочивает состав документов организации, сокращает количество видов документов и приводит все документы к единому стандарту разработки и оформления.
• Содержит детализированное описание процессов работы с документами с ролевым распределением функциональных обязанностей сотрудников, что облегчает постановку задач, подбор и обучение персонала.
• Может служить основой образовательной программы для сотрудников организации, задействованных в процессах подготовки различных видов документации.
• Облегчает внедрение системы менеджмента качества по международным стандартам ИСО.
• Послужит основой для дальнейшего развития и совершенствования бизнес-процессов организации.

СОСТАВ ПРОДУКТА

Издание включает печатный комплект нормативных документов, диск (CD-ROM) с готовыми к использованию документами и демонстрационную информационную базу.

В комплект документов входит:

• положение о службе документационного обеспечения управления,
• должностные инструкции сотрудников службы документационного обеспечения управления (6 документов),
• положение о делопроизводстве,
• положение о работе с договорной документацией,
• положение о работе с организационно-распорядительной документацией,
• положение о работе с регламентной документацией,
• альбом унифицированных форм документов (26 шаблонов и 8 бланков).

Помимо документов, включенных в издание, есть образцы документов, рекомендованных к использованию, которые размещены в демонстрационной базе данных. К таким документам относится в первую очередь Приказ "О запуске в опытную/промышленную эксплуатацию системы электронного документооборота" и Приказ "О работе в системе электронного документооборота".