Ставим правильные цели для автоматизации или как начать внедрение и не закончить

Итак, принято решение – автоматизации быть! И хочется, чтобы вот так – раз, заплатил специалистам деньги, они быстренько все автоматизировали, и бизнес начал работать, как часы, а директор только смотрит в отчеты и радуется цифрам. Но, как мы понимаем, утопий не существует. И автоматизация силами сторонних специалистов – это не просто процесс оказания услуг.Это взаимоотношения, в которых должны участвовать обе стороны. И если хотя бы одна из сторон вовлечена в процесс не полностью, то ничего хорошего из этой затеи не выйдет.

Если вы хотите, чтобы процесс внедрения длился бесконечно, а результат так и не был получен, то…

… никогда не конкретизируйте цели автоматизации. Просто скажите, что вы хотите идти в ногу со временем, да и у всех уже все автоматизировано, а у вас нет. В конце концов, вы же нанимаете высококвалифицированных специалистов – они сами должны знать, какие цели при внедрении программы вы преследуете. Пусть поломают голову, не зря же деньги получают! А если предложат что-то не то, значит, плохие они спецы – так им в отзыве на их сайте и напишете. И друзьям расскажете, что бестолковые, да еще и денег много просят.

… не стоит прописывать бизнес-процессы. Кому нужны все эти квадратики со стрелочками? Самим заниматься этой ерундой некогда, а нанимать кого-то, да еще и платить за это? Ну уж нет, это не про вас! Ваши сотрудники все хорошо знают и так, при внедрении программы как-нибудь объяснят, что им нужно. И ничего, что начальник отдела закупок не согласен с начальником отдела продаж в том, как именно нужно работать и кто несет ответственность за те или иные операции – по ходу пьесы разберутся. Не зря же платите огромные суммы внедренцам, они должны сами догадаться обо всех ваших нюансах!

… никогда не составляйте техническое задание и не определяйте границы проекта. Тогда у вас всегда будет повод сказать, что вы хотели совсем не то, а задуманное не доведено до конца.

А если серьезно, то всего несколько советов помогут вам получить максимальный эффект от автоматизации, а подрядчику это облегчит выполнение поставленной задачи. Итак, перед любым внедрением:

• Определитесь с целью – чего конкретно вы хотите? Ответ «чтоб было как у всех» не подходит, потому что у всех по-разному. Ставьте конкретные цели: вести учет всех хозяйственных операций в единой базе, ускорить и облегчить работу кладовщика, получать достоверную аналитику и т.д. Составьте чек-лист, по которому вы сможете определить, что цели автоматизации достигнуты. Без понимания того, что конкретно вы хотите в итоге получить, ни один проект внедрения – даже самый маленький, не будет успешным.

• Опишите бизнес-процессы компании. Чем лучше формализованы реальные процессы, тем легче настраивать систему под них. Когда компания маленькая, описать бизнес-процессы можно самостоятельно, без привлечения сторонних бизнес-аналитиков. Но в любом случае это сделать нужно. Как правило, на этом пункте практически все пытаются сэкономить, и допускают огромную ошибку. Это приводит к тому, что неверно подбирается программный продукт или же он неправильно настраивается. И когда уже потрачено какое-то количество времени и денег, оказывается, что это совсем не то. Иметь четкое понимание о бизнес-процессах своей компании всегда полезно – это и порядок, и обнаружение узких мест, и видение, куда дальше двигаться.

• Всегда прописывайте условия работы и составляйте техническое задание. Эта простая истина на практике тоже довольно часто опускается. Договоренности о работах на словах зачастую приводят к непониманию сторонами друг друга, к взаимному недовольству и разрыву отношений без получения результата.

• Создайте у себя в компании рабочую группу по внедрению. Пусть это даже будет всего один человек с вашей стороны, но он должен отвечать за сроки выполнения поставленных задач, а также координировать работу сотрудников компании в плане внедрения и находить всю необходимую для подрядчика информацию.

• Выбирайте подрядчика, который обладает достаточной компетенцией и с которым у вас складываются доверительные отношения. От того, насколько вы доверяете нанятым специалистам, во многом будет зависеть успех внедрения.

Почти в каждой компании находятся сотрудники, которым не хочется ничего менять в своей работе, они противятся всему новому и саботируют проекты внедрения. Этот момент, пожалуй, один из самых сложных и эмоционально напряженных в процессе внедрения. Перед тем, как начать автоматизацию, нужно уведомить об этом всех сотрудников и обозначить цели проекта.Руководитель организации должен жестко пресекать негативные действия в отношении процесса автоматизации, иначе провала проекта не избежать. Сотрудники компании должны четко понимать, что внедрение программного продукта – это не прихоть подрядчика, это необходимость для бизнеса, это решение владельцев предприятия.

Приведенные выше советы довольно очевидны, но почему-то большинство заказчиков им не следуют, а в итоге сетуют на то, что деньги и время потрачены, а результат не впечатляет. Подходите к автоматизации грамотно, не думайте, что сторонние специалисты должны все сделать за вас, будьте максимально вовлечены в процесс внедрения, и тогда вы обязательно достигнете поставленных целей.