+7 (351) 242-04-09
Челябинск, ул. Стартовая, 15а

Электронные трудовые книжки с 2020 года. Реализация в программах 1С.



С 1 января 2020 года вступил в силу закон о введении электронных трудовых книжек.

 

Сроки и порядок перехода на электронные трудовые книжки


Краткий порядок перехода на электронные трудовые книжки:

1) Уведомить всех работников о введении электронных трудовых книжек.

2) Собрать с работников заявления о выборе формата ведения трудовой книжки (бумажный или электронный).

3) Внести изменения в локальные нормативные акты и трудовые договоры.

4) Передавать отчетность в ПФР.

 

В течение 2020 года переход на электронные трудовые книжки будет добровольным. Работники вправе выбрать – продолжать использовать бумажную версию или перейти на электронную. Для этого работодатель должен заранее уведомить об этом всех работников. Это можно сделать в общем порядке, предусмотренном локальным нормативным актом. При этом, каждый сотрудник должен до 30 июня 2020 года должен подтвердить ознакомление с этим актом, поставив свою подпись.

После ознакомления с нововведениями, сотрудники до 31 декабря 2020 года вправе написать заявление о выборе формата трудовой книжки.

Заявление можно оформить в произвольной форме. В качестве примера можно использовать подобный бланк.


Если до конца года сотрудник не предоставил соответствующее заявление, то трудовую книжку необходимо вести как в электронном, так и в бумажном виде.

Если работодатель получил заявление о ведении трудовой книжки на бумажном носителе,то в этом случае нужно вести её сразу в двух форматах (бумажном и электронном). Право работника на бумажную трудовую книжку сохранится даже в случае перехода к другому работодателю. Но если он захочет, то может отказаться от неё и перейти только на электронный формат. (ч.4, ч. 5 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

Если работодатель получил заявление на ведение трудовой книжки в электронном формате, то он должен начать вести электронную трудовую книжку с даты получения соответствующего заявления. В этом случае, бумажную трудовую книжку необходимо отдать сотруднику с записью о подаче работником заявления на переход на электронную трудовую книжку. (ч. 3 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

В случае, если в вашей организации есть книга учета движения трудовых книжек, то в нее стоит внести дату выдачи бумажной трудовой книжки и приложить расписку о её получении сотрудником.

Также рекомендуется провести полную ревизию внутренних локальных актов и внести поправки о электронных трудовых книжках там, где это необходимо.

Работники, впервые трудоустраивающиеся на работу начиная с 01.01.2021 года оформляются только электронными трудовыми книжками (ч. 8 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

 

Какая информация будет содержаться в электронной трудовой книжке?


Информация в электронной трудовой книжке ничем не отличается от бумажной и содержит следующую информацию:

  • Ф.И.О. работника;

  • место работы;

  • периоды работы;

  • должность (профессия, специальность);

  • квалификация (разряд, класс, категория, уровень квалификации);

  • даты приема на работу, увольнения, перевода на другую работу;

  • основания увольнения.


С 01.01.2020 года работодатели обязаны отправлять в органы пенсионного фонда РФ сведения о трудовой деятельности работников (Федеральный закон от 16.12.2019 № 436-ФЗ).

Форма для предоставления сведений о трудовой деятельности работников СЗВ-ТД и порядок её заполнения уже утвержден.

Отчетность необходимо предоставлять не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором состоялось одно из этих событий:

  • прием на работу;

  • перевод на иную постоянную работу;

  • увольнение;

  • представление сотрудником заявления о том, что он просит продолжать вести в отношении него трудовую книжку в бумажном виде;

  • обращение сотрудника с заявлением о представлении ему сведений о трудовой деятельности.

п. 7 ст. 1 Федерального закона от 16.12.2019 № 436-ФЗ

 

Исходя из этого, первая отчетность за январь должна быть сдана не позднее 15 февраля 2020 г.

Начиная с 01.01.2021 года отправлять отчетность в ПФР о принятии на работу или увольнении необходимо будет не позднее дня, следующего за днем издания приказа о приеме на работу или увольнении.

Как работнику получить сведения о своей трудовой деятельности?

 

Сведения из электронной книжки можно получить:

  • у последнего работодателя;

  • по запросу в ПФР или МФЦ;

  • в личном кабинете на сайте ПФР или портала Госуслуг.

 


 

Полученные таким образом сведения при необходимости можно хранить на носителе информации, распечатать или отправить по e-mail.

 

При трудоустройстве можно будет предоставить эту информацию либо в печатной, либо в электронной форме.

 

Сведения о трудовой деятельности работника будут предоставляться в отдельной форме. На данный момент опубликован приказ Минтруда, утверждающий следующие формы:

 

  • для заполнения работодателем - форма СТД-Р "Сведения о трудовой деятельности, предоставляемые работнику работодателем";

  • для заполнения органами ПФР - форма СТД-ПФР "Сведения о трудовой деятельности, предоставляемые из информационных ресурсов Пенсионного фонда Российской Федерации".


На данный момент этот приказ ещё на рассмотрении и окончательная форма может отличаться.

 

В каких программах 1С будет реализован функционал для работы с электронными трудовыми книжками?

На данный момент этот функционал реализован или планируется реализовать в следующих программах 1С:
1С:ERP Управление предприятием 2 - 2.4.11.70 от 05.02.2020
Комплексная автоматизация, редакция 2 - 2.4.11.70 от 05.02.2020
Бухгалтерия предприятия, редакция 2.0 - 2.0.66.100 
Бухгалтерия предприятия,  редакция 3.0-  3.0.75.70 
Зарплата и управление персоналом, редакция 3 - 3.1.12.113
Зарплата и управление персоналом КОРП, редакция 2.5 - 2.5.147

Санкции за непредоставление или за несвоевременное предоставление сведений о трудовой деятельности


Непредставление сведений о трудовой деятельности или предоставление их с нарушением срока грозит привлечением к административной ответственности за нарушении норм трудового законодательства, то есть по ст. 5.27 КоАП РФ.

Кроме того, проектом изменений в КоАП РФ предусмотрена ответственность работодателя за неоднократное (два раза и более в течение года) нарушение сроков представления в ПФР сведений о трудовой деятельности в виде предупреждения должностного лица.


Возврат к списку