Делимся документами за пару кликов, с помощью 1С:Share
Как часто вам приходится пересылать документы? Несколько штук, десятков, а может и сотен каждый день? Выгрузить файл из базы, открыть почту или один из мессенджеров, прикрепить, отправить… Сколько это занимает времени в разрезе недели или месяца? Тем более, работоспособность привычных WhatsApp или Telegram вызывает серьезные вопросы.
Этот вопрос и пытается решить 1С:Share, предоставляя лёгкий способ отправки документов. Это могут быть счета на оплату, ответы на заказ, сами заказы товара, акты сверки и т.д.
Как это работает?
Главная особенность сервиса – нет никаких сложных настроек, электронных подписей или криптопровайдеров. Мы жмём кнопку «Поделиться» в документе нашей 1С, а дальше программа сама создаёт ссылку, которую можно отправить любым удобным способом (SMS-кой, на почту или с помощью социальных сетей).
Зачем нам это?
— Если к заказу в 1С прикреплена спецификация (скан, Excel, PDF), она будет отправлена с главным документом, и сама загрузится в базу получателя;
— Если контрагент тоже работает в 1С, ему достаточно просто нажать ссылку. После документ автоматически загружается в виде черновика ему в базу. Никакого ручного ввода!
А если у получателя нет 1С?
Нам его, конечно, очень жаль, но это не проблема – 1С:Share был создан с тем учётом, что на стороне получателя находится розничный покупатель, менеджер в командировке или ИП без учётной системы.
Перейдя по ссылке, человек окажется на полноценной веб-странице в браузере. Таким образом он сможет познакомиться с формой документа, посмотреть прикреплённые файлы, скачать документ себе на компьютер или телефон, а также распечатать его.
Где найти 1С:Share?
1С:Share «зашит» во многих типовых решениях, главное условие – вам необходима официальная поддержка компании «1С» (облачная подписка или договор ИТС). Например, для обмена файлами подходят:
- 1С:Бухгалтерия 8 (в том числе НКО), 1С:Садовод и 1С:Гаражи – начиная от версии 3.0.157
- 1С:Документооборот -от 3.0.15
- 1С:ERP Управление предприятием и 1С:Комплексная автоматизация – от 2.5.19
- 1С:Управление торговлей 8 – от 11.5.19
- 1С:Управление нашей фирмой (УНФ) и 1С:Розница – от 3.0.9
- 1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8 – от 2.0.93
- 1С:Клиент ЭДО 8 – от 2.9.9.70
Как пользоваться?
Итак, находясь в окне документа, ищем иконку «Отправить», которая выглядит как бумажный самолётик. Нажимаем её и в контекстном меню выбираем пункт «Поделиться документом», после чего останется только скопировать ссылку:
Ссылка будет доступна три дня, максимальный объём передаваемого файла ограничен 50 Мб.
На этапе формирования ссылки можно выбрать один из предложенных способов передачи, с помощью Telegram, Whatsapp или электронным письмом.
Если выбрать письмо, откроется форма подготовки нового письма, в которой нужно выбрать получателя:
Чтобы воспользоваться одним из предложенных мессенджеров жмём кнопку с иконкой:
Далее, программа также предложит выбрать контакт для отправки, и сама подготовит сообщение.
Если у получателя нет 1С, ему нужно открыть ссылку в браузере, чтобы просмотреть или скачать документ:
Также он увидит инструкцию по загрузке полученных данных в 1С, для чего нужно вставить ссылку в поле глобального поиска в верхней правой части программы:
При этом важно помнить, что в отличие от полноценного ЭДО, передача файлов в 1С:Share производится без электронной подписи, а значит, не имеет юридической силы.
