Подбор системы КЭДО: что важно знать?

Кадровый электронный документооборот — это создание, подписание, хранение и обмен кадровыми документами с сотрудниками только в электронном виде. 

Трудовым законодательством предусмотрена возможность ведения работодателями электронного документооборота. И мы столкнулись с тем, что у многих наших клиентов возникают сложности с выбором подходящей системы. Поэтому разберем, на что обратить внимание в выборе системы КЭДО. 

На что обратить внимание при выборе сервиса КЭДО?

На первый взгляд, решения для Кадрового ЭДО схожи по функционалу, но есть важные моменты, на которые стоит обратить внимание:

• Удобство использования. Программа должна обладать интуитивно понятным интерфейсом, чтобы сотрудники быстро ее освоили. Так, 1С:Кабинет сотрудника предлагает и мобильное приложение, и веб-версию. 

• Безопасность и конфиденциальность. Важно выбрать вариант, который обеспечит защиту персональных данных. Для кого-то подойдет работа в облаке, а для кого-то только на своем сервере локально (в режиме on-prime). 1С:Кабинет сотрудника предлагает оба варианта.

• Совместимость и интеграция. Перед покупкой программы необходимо убедиться, что выбранная система может интегрироваться с другими используемыми в вашей компании программными решениями. 1С:Кабинет сотрудника хранит электронные кадровые документы в вашей 1С.

• Поддержка и обновления. Наличие технической поддержки поможет вам решать любые возникающие вопросы и вовремя обновлять программу. Как раз сейчас у нас действует акция, вы можете попробовать нашу линию консультации ИТС бесплатно.

• Выпуск электронной подписи. Для того, чтобы соблюсти законодательство, у каждого сотрудника, пользующегося КЭДО, должна быть электронная подпись. 1С:Кабинет сотрудника предлагает выпускать УНЭП бесплатно.

• Стоимость программы. И самое главное, функционал у всех программ примерно одинаковый, но цена может значительно отличаться. 1С, как крупная и опытная компания, может эффективно использовать свои ресурсы, чтобы снизить затраты на разработку, производство и обслуживание программного продукта. Поэтому 1С:Кабинет сотрудника стоит в 2-3 раза дешевле других программ, представленных на рынке (от 252 до 336 рублей за одного сотрудника в год!).

Основные сценарии применения 1С:Кабинет сотрудника

Личный кабинет сотрудника интегрирован с другими системами 1С, что помогает решать задачи взаимодействия работодателя и работника. Давайте рассмотрим сценарии работы 1С:Кабинет сотрудника с самыми популярными программами 1С:Документооборот и 1С:ЗУП.

1. При добавлении нового сотрудника в 1С:ЗУП автоматически создается учетная запись для кабинета сотрудника, доступная через мобильное приложение или онлайн. После авторизации в личном кабинете усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП) генерируется автоматически. Полученной УНЭП сотрудник будет подписывать все документы из 1С:ЗУП и других систем.
2. Электронно, как со стороны сотрудника (УНЭП), так и со стороны работодателя (УКЭП), можно подписать трудовой договор. Новый сотрудник получает договор в личном кабинете сервиса. А после подписания договор передается в кадровую службу.
3. Через 1С:Кабинет сотрудника формируются заявления на отпуск. Руководитель согласовывает заявление через 1С:ЗУП или 1С:ДО. После чего бухгалтер или кадровик формирует приказ на отпуск, который автоматически направляется сотруднику в личный кабинет.
4. Можно опубликовать и отправить сотрудникам расчетные листки. Сотрудник может посмотреть, скачать или распечатать листок.Помимо этого для расчетных листов можно настроить уведомления. Так, например, если сотрудник в течение настроенного времени не просмотрит расчетный лист, он получит уведомление через СМС, пуш-сообщения или другие сервисы.
5. Отправка сотруднику любого произвольного документа. К таким документам относятся все документы, которые не реализованы в программе 1С. Например, локальные нормативно-правовые акты, инструкции, договоры в любом формате: Word, Excel, PDF и др.

На самом деле это не весь функционал сервиса. Мы рассмотрели лишь самые популярные сценарии, в вашей компании они могут быть другими. Это зависит от ваших процессов и задач.

Если вы рассматриваете переход на КЭДО, то предлагаем вам посмотреть вебинар, который пройдет 27 марта, где мы подробнее расскажем о 1С:Кабинет сотрудника и о том, как перейти на КЭДО, не нарушив законодательство. Записаться!